God ledelse og beste praksis reduserer sykefraværet i norske kommuner

Det hele startet i 2013 med et samarbeid med en av Norges største barnehagekjeder Espira Kunnskapsbarnehagen. I likhet med andre større organisasjoner opplevde de mer enn 100 Espira- barnehagene høyt sykefravær. Det kostet virksomheten titalls millioner hvert år og påvirket kvaliteten i tjenestene. I løpet av det første året reduserte de fraværet med mer enn 20%, samtidig som medarbeidertilfredsheten økte tilsvarende. Det viste seg at måten å jobbe på gav en varig effekt og nå jobber et titalls norske kommuner og andre større virksomheter, som VY Buss, med samme verktøy og metodikk. De opplever i likhet med Espira oppsiktsvekkende og varige resultater. Hvordan er det mulig og hva er det de gjør?

«Jeg har stor tro på People@Works fokus på langsiktighet, når du ønsker å jobbe med noe så vanskelig som fraværsreduksjon. Derfor har vi jobbet hardt med at denne prosessen ikke skal bli sett på og omtalt som et” prosjekt”, men som en arbeidsmetode som alltid skal være en del av alt vi gjør» Administrerende i VY Buss Ole Engebret Haugen.

Ta de beste ledernes praksis på alvor

Det handler om å ta de beste ledernes praksis på alvor og lære av dem som lykkes sier daglig leder i People@Work, Anders Sætre. Når virksomheten ser på sykefraværet sitt oppdager de at det er stor variasjon i resultatene mellom avdelinger og når de begynner å måle ser de også at det er stor variasjon i gjennomføring og medarbeidernes opplevelse av arbeidsmiljøet, ledelse og kritiske sykefraværsrutiner. Her finnes det et stort potensial.

People@Works metode er enkel, men effektiv. Etter grundig topplederforankring starter prosessen med å kartlegge virksomhetens beste lederes praksis i detalj. Spørsmålet vi stiller er «hva gjør dere fra dere setter nøkkelen i døren om morgen til dere går hjem om kvelden for å sikre høyt nærvær» sier Sætre. Svarene lederne gir handler om:

- Tett på ledelse

- Systematisk arbeid med kultur og arbeidsmiljø

- Samarbeidet med tillitsvalgte

- Tydelige sykefraværsrutiner som både er kjent og kommuniseres

Vi i People@Work er opptatt av kontrollerbar og kopierbar atferd og aktivitet sier Anders. Sykefraværet kan ikke kontrolleres, men det finnes kontrollerbare lederaktiviteter som kan. Når organisasjonen evner å skape gjennomføring på disse aktivitetene kommer resultatene.

Egen lederapp

Gjennom People@Work får alle lederne sin egen lederapp der de logger egen trening og gjennomføring på de beste praksis aktivitetene de ønsker å forbedre. Jevnlig får de også feedback fra sine medarbeidere i hvilken grad de opplever Beste praksis ute på sin avdeling. Medarbeiderskap står sentralt. Medarbeiderne blir derfor en viktig samarbeidspartner i leders nærværsarbeid. Kundene forteller at ansatte opplever beste praksis punktene de svarer på som mer aktivitetsrettet, konkrete og forpliktende enn andre medarbeiderundersøkelser. Medarbeiderne kjenner eierskap og verktøyet gir leder gode snakkepunkter for å involvere dem i resultatene og det videre forbedringsarbeidet på enheten. I lederappen har også leder tilgang til å se utviklingen på sitt sykefravær og kan finne de viktigste driverne i sin ledelse for å øke nærværet. Dette skaper en energi og motivasjon for å gjennomføre de små aktivitetene i hverdagen som gir resultater, både hos leder og ansatte.

En virksomhetsleder i en kommune forteller: «For meg som en leder som leder ledere er dette verktøyet fantastisk. Jeg må ikke gjøre så mye, men det jeg gjør er viktig sier han. Jeg leser og kommenterer på egenrefleksjonene hver måned og følger med på hvilke fokusområder som er valgt. Det å bli sett er avgjørende. Vi snakker også om beste praksis i avdelingsledermøter. Det flotte med denne måten å jobbe på er at den gir oss et felles språk og en inngang ved at alle er omforent rundt hva som gjelder. Dette er effektivt, nært og gir resultater.»

Nøkkelen til lavt sykefravær ligger hos nærmeste leder

Vår forskning viser at nøkkelen til lavt sykefravær over tid ligger hos nærmeste leder. Kvalitative studier viser med all tydelighet at ledere som lykkes med sykefraværet har en annen praksis enn de som mislykkes. Dette er det vi kaller Beste praksis og her ligger nøkkelen til markant fraværsreduksjon.

Vi tar gjerne en prat rundt hvordan vi jobber sett opp mot din organisasjon, besøk våre hjemmesider People@Work