Hvorfor konverteringsraten for arrangementslokalet ditt faller når AI begynner å jobbe

Ofte skjer det motsatte i starten. Salgsledere som ikke forventer denne nedgangen, kan tolke den som et tegn på at løsningen ikke fungerer – akkurat når systemet faktisk begynner å gjøre en forskjell.

Etterspørselen som aldri blir registrert

Salesforces State of Sales-rapport viser at selgere bare bruker 28 prosent av arbeidsuken på faktisk salg. Resten av tiden går med til manuelle oppdateringer, rapportering og administrasjon.

Felix Undeutsch, CEO i hivr.ai – AI-motoren bak iVvyAI Instant Proposal, som automatiserer tilbudsprosessen for arrangører – sier det rett ut:

«Etter min mening burde begrepet ‘convention sales manager’ egentlig hete ‘convention admin manager’. Mesteparten av tiden brukes på repetitive, manuelle oppgaver som dataregistrering, i stedet for å skape gode opplevelser og bygge relasjoner.»

Når administrasjon tar opp mesteparten av arbeidsdagen, blir en forespørsel som ser lite sannsynlig ut til å ende i en booking, ofte ikke registrert i systemet. Det tar omtrent like lang tid å registrere en forespørsel som sannsynligvis ender med et nei, som å svare på en reell salgsmulighet. Når tiden er knapp, vil den sistnevnte alltid vinne.

«Hvis du mottar en e-post og vet at svaret kommer til å bli et avslag, og du ikke har tid, registrerer du ikke avslaget i systemet. Det eksisterer i praksis ikke», sier Undeutsch.

Hvorfor tallene faller når AI tas i bruk

Når AI frigjør tid til vurdering av forespørsler og utarbeidelse av tilbud, blir alle henvendelser registrert og fulgt opp – også de som tidligere ville blitt liggende ubesvart.

Dermed vokser mengden leads i systemet og gir et mer realistisk bilde av hvor mange forespørsler som faktisk kommer inn. Konverteringsraten er en brøk, og nevneren har nettopp blitt større.

«Når du begynner å ta i bruk AI, vil konverteringen fra lead til salg – hvis du måler hele salgstrakten – falle kraftig», sier Undeutsch. «Det er kontraintuitivt, men det er faktisk en god ting.»

Hvor uavhengige arrangører har et fortrinn

Mye av det norske arrangementsmarkedet består av selvstendige hoteller, fjordresorter og regionale konferansesentre, snarere enn store internasjonale hotellkjeder. Denne strukturen kan være en fordel når AI skal tas i bruk.

Store hotellgrupper trenger ofte flerårige transformasjonsprogrammer for å endre én enkelt prosess. Godkjenninger må gjennom flere nivåer av interessenter, samtidig som innkjøpsprosesser og andre avhengigheter kan gjøre endringer tidkrevende. Uavhengige aktører har langt mindre av denne belastningen.

«Uavhengige arrangører har fordelen av å kunne bevege seg raskt», sier Undeutsch. «De trenger ikke å gå gjennom alle prosessene for å samkjøre en rekke ulike interessenter og interessegrupper. Teknologiløsningene deres er ofte mindre fragmenterte og mindre kompliserte. Det er færre avhengigheter.»

Hva bør du måle i stedet?

Undeutschs syn er at arrangører bør vurdere effekten av AI ut fra ledende indikatorer, fremfor etterslepende indikatorer.

Etterslepende indikatorer som inntekter, bookinger og gjestetilfredshet beskriver resultater som allerede har oppstått. De er viktige, men det kan ta måneder før de endrer seg. Midt i en overgang kan de derfor se ut som om utviklingen går i feil retning, selv om forbedringene allerede skjer under overflaten.

Ledende indikatorer beskriver derimot hva som skjer i prosessen akkurat nå. Derfor gir de et mer ærlig bilde av om de nye verktøyene faktisk gjør en forskjell.

For et salgsteam som jobber med arrangementer, starter dette med tiden det tar å utarbeide og sende et tilbud. Deretter er det verdt å følge med på hvor mange tilbud som utarbeides med AI-assistanse sammenlignet med helt manuelt arbeid, og hvor mange forespørsler som faktisk får et svar.

«Det du ønsker å måle, er den operative, ledende indikatoren», sier Undeutsch. «Hvor lang tid bruker jeg på å utarbeide et tilbud manuelt, sammenlignet med når arbeidet er AI-assistert? Hva er svarprosenten min – hvor ofte har jeg faktisk klart å følge opp en kunde, sammenlignet med hvor mange som bare falt bort fordi jeg ikke hadde tid til å svare?»

Før du stoler på et konverteringstall, bør du derfor undersøke om det faktisk gjenspeiler alle forespørslene som kom inn, eller bare dem som ble registrert i systemet.

Gratis sjekkliste: Mål hvor raskt dere svarer på forespørsler

iVvy Event & Venue Management Software har utarbeidet en sjekkliste for å kartlegge svartiden på forespørsler. Den dekker blant annet tiden fra en forespørsel kommer inn til den blir bekreftet, hvor oppfølgingen stopper opp, og hvilke indikatorer det er viktig å følge med på før man tar i bruk AI.

Last ned gratis sjekkliste her.