Fagansvarlig arkivar/dokumentforvalter
Er du vår nye arkivar/dokumentforvalter til avdelingen for økonomi og personal?
Om arbeidsgiver:
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet.
Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek.
Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 680 millioner kroner.
Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.
Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju.
Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.
En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner fordokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.
Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform. Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.
Nøkkelinformasjon
Søknadsfrist: 15.11.2024
Arbeidsgiver:Nasjonalbiblioteket
Sted:Oslo
Stillingstittel:Fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter
Stillinger:1
Heltid / Deltid:Heltid
Ansettelsesform:Fast
Stillingsprosent:100
Arbeidsoppgaver
- Daglig registrering av post fra alle kanaler
- Internkontroll
- Gjenfinning av dokumenter
- Kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
- Bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- Sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- Brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder, vedlikeholde og opprette maler, arkivnøkkel,
- Videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
- Utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan
- Vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- Testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- Faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- Dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lovverk
Systemforvalteransvar herunder:
Kvalifikasjoner
- Bachelor i arkivvitenskap eller annen arkivfaglig utdanning. Lang erfaring fra tilsvarende arbeid kan kompenseres for formell utdanning
- Minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
- Svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- Ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
- Ønskelig med erfaring fra M365
- God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Personlige egenskaper
- Gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
- Evne til å ta initiativ
- Stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
- Faglig engasjert
- Bidrar til et godt arbeidsmiljø
- Personlig egnethet vil bli tillagt vekt
Vi tilbyr
- Variert jobb med selvstendige oppgaver
- Godt fagmiljø og gode kolleger
- Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 60 – 64 som fortiden utgjør kr. 584 500 – 624 500 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
- Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
- Sentral beliggenhet på Solli plass
- Mulighet for trening i arbeidstiden
- Medlemskap i Statens Pensjonskasse