Ikke glem regnskap når du
planlegger ditt neste arrangement

­Godfølelsen er der. Du har booket sted, forberedt et fantastisk program og sikret de som skal stå på scenen. Annonser og invitasjoner er på vei ut i innbokser og sosiale feeder over det ganske land. Nå kan du lene deg tilbake og med god samvittighet nyte adrenalinkicket fra påmeldingene som tikker inn.

Men har tallhodene borti gangen den samme godfølelsen? Oss på regnskap, altså, som skal sende ut fakturaer, holde orden på regnskapet og kanskje kreditere i ny og ne? Hvordan er stemningen der? Hvis den er god, så er jeg glad på dine vegne. Hvis du aner ugler i mosen; en smule frustrasjon, så håper jeg at rådene jeg nå skal gi vil hjelpe deg å snu skuta.

La oss spole tilbake til start, i god tid før arrangementet promoteres:

1. Legg grunnlaget med et gjennomtenkt kontoplanoppsett

Før du starter å markedsføre arrangementet lønner det seg å gjøre en grundig budsjettprosess hvor du inviterer med deg regnskap over en god kopp kaffe og kanskje noen moccabønner (kun et stalltips).

De kan hjelpe deg å lage et godt kontoplanoppsett som sikrer sporbarhet på inntekter og kostnader. Kontoplanen bør definere alle delene av arrangementet helt ned på produktlinjenivå, med tilhørende riktige momskoder.

Du bør ha egne kontoer for billetter, hotellovernattinger, middager, tilgang til etterfesten og hva enn mer du har lagt inn i eventet ditt.

Når du har en god kontoplan, er det superenkelt å måle lønnsomheten på hver enkelt produktlinje, både før, underveis og etter arrangementet – og du sparer mye tid og krefter neste gang du skal gjennomføre et lignende arrangement.

Men best av alt: De på regnskap vil digge deg.

2. Ikke sett regnskapet på vent

Fakturering av arrangementer er kanskje ikke primæroppgaven til regnskapsføreren, med mindre dere kun driver med events.

En vanlig felle er at regnskapsføringen blir satt på vent og utsatt. Har du ikke gjort forarbeidet under punkt 1 da, er det en risiko for at alle inntekter og kostnader ved arrangementet ditt sekkeposteres på én konto for inntekter og én for kostnader.

3. Spill regnskap gode i faktureringsarbeidet

Den klassiske fremgangsmåten er at markedssjefen eller eventansvarlig henter inn påmeldinger via et påmeldingsskjema eller Google Forms og sender en liste over deltakerne til regnskapsavdelingen, som igjen sender ut fakturaer.

Det er en viss risiko for at feil skjer underveis og at inntekter glipper.

Det kan skje den beste:

Du starter på lista over deltagere som skal faktureres, lager fakturaer og går og henter deg en kaffe. Når du kommer tilbake til pulten, blingser du litt og hopper over en linje i regnearket. Og vipps, så er hundre- eller tusenlapper tapt.

Det kan bli en dyr kaffe.

På større arrangementer kan fakturering og regnskap utgjøre en betydelig kostnad og beslaglegge mye av regnskapsførerens tid. Det koster rundt tretti kroner å produsere én faktura, og i tillegg kommer kostnadene ved regnskapsføring. Jo mer komplekse bestillingene er og jo flere deltagere arrangementet ditt har, jo mer tid og penger går med på å håndtere fakturering og regnskap.

Manuell fakturering er tidkrevende, kostnadsdrivende og en kilde til feil, men de gode nyhetene er at det er en kostnad og en byrde du ikke trenger å ha. Den kostnaden kan du eliminere med et godt påmeldingssystem (event registration software), som Checkin, som automatisk sender ut faktura i henhold til kundens bestilling og individuelle preferanser.

4. Fjern risiko ved manuell håndtering av endringer

Det er alltid noen som ønsker å gjøre endringer på bestillingen sin.

Kanskje de oppgraderer med ekstra produkter eller tilleggsvalg som VIP-fest, flere måltider eller en ekstra dag. Eller kanskje selger har gitt dem en ekstra rabatt eller gitt dem noe gratis etter at fakturaen ble sendt. Dette vil resultere i tilleggsfakturering eller kreditering.

Et godt påmeldingssystem vil sørge for ferdig avstemte regnskapsbilag som man vet inkluderer alle bestillinger og påmeldinger som er gjort og sørge for at dette håndteres på regnskapssiden med krediteringer eller tilleggsfakturering.

De aller fleste regnskapssystem i dag har funksjonalitet for å forenkle krediteringer og tilleggsfaktureringer. Ofte kan det legges inn produkter i systemet, slik at ordrelinjer på fakturaene enkelt kan fjernes, oppdateres eller legges til – noe som vil automatisere, effektivisere og redusere risikoen for feilkilder i fakturabehandlingen.

Det hjelper likevel lite med gode systemer, dersom samhandlingen og arbeidsprosessene i organisasjonen ikke er gode. Som nevnt er det ofte ikke oss på økonomi som håndterer påmelding, kundeservice, salg og promotering av arrangementene. Med gode integrasjoner, både mellom systemene og mellom menneskene som er involverte, kan du sikre at alle nye og oppdaterte påmeldinger tas godt hånd om. Dette kan gjøres så enkelt som å ha felles arbeidsdokument og daglige eller ukentlige møter mellom økonomi og marked.

Her har jeg kun tatt for meg jobben dersom dere utelukkende benytter faktura. Men har du tenkt på hvordan det burde vært løst dersom dere også tillater betaling med kort? Min erfaring er at endringer på bestillinger også skjer ved kortbetaling, så det kan lønne seg å ha lagt en plan for hvordan man skal håndtere slike endringer også.

5. Forenkle jobben med løpende avstemming

Det siste er løpende avstemming. Det vil si at når dere fakturerer og får innbetalinger via kort, så bør påmeldingssystemet deres sikre at bestillingene til enhver tid blir avstemt mot innbetalinger. Da slipper økonomi å manuelt sitte og avstemme bank mot fakturaer eller bank mot Nets (betaling med kort). Resultatet er enhver regnskapsførers drøm: En oppdatert reskontro, så dere kan følge opp alle som ikke betaler.

Konklusjon

Legg et godt grunnlag. Inviter med deg økonomiavdelingen i planleggingen av arrangementet, hvor dere setter opp kontoplan. Utnytt all funksjonalitet for fakturering og regnskap som finnes i bestillingssystemet deres, eller vurder å anskaffe et påmeldingssystem som reduserer feilkilder, automatiserer oppgaver og sparer dere for tid og penger.

Hvis budsjett- og regnskapsføringen gjøres riktig er det en kilde til veldig god innsikt for både arrangør, regnskapsfører, eventansvarlig og belsutningstager, når dere skal rapportere på avholdte arrangementer eller planlegge og beslutte fremtidige events.

Lykke til med arrangementet!